Η επένδυση στην ψηφιοποίηση των αρχείων του Δημοσίου, ύψους €590 εκατ., μέσω του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας, εκτιμάται ότι δημιουργεί ετήσιο οικονομικό όφελος σχεδόν €180 εκατ., μειώνει σημαντικά τη χρήση χαρτιού, περιορίζει τις εκπομπές διοξειδίου του άνθρακα και δημιουργεί τις προϋποθέσεις για την ανάπτυξη νέων ψηφιακών υπηρεσιών.

Τα παραπάνω, όπως υποστηρίζει ο ΣΕΠΕ προέκυψαν από την πρώτη αποτίμηση του Εθνικού Κέντρου Τεκμηρίωσης και Ηλεκτρονικού Περιεχομένου (ΕΚΤ) για τα έργα ψηφιοποίησης που υλοποιήθηκαν στο πλαίσιο της Δράσης 16778.

Εννέα έργα ψηφιοποίησης

Η αποτίμηση αφορά εννέα έργα ψηφιοποίησης αρχείων σε κρίσιμους τομείς της Δημόσιας Διοίκησης, όπως η Δικαιοσύνη, η Υγεία, τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, η Μετανάστευση και το Άσυλο, το Εθνικό Κτηματολόγιο, ο Πολεοδομικός Σχεδιασμός και το Υπουργείο Ναυτιλίας. Συνολικά ψηφιοποιήθηκαν περίπου 1,2 δισεκατομμύρια σελίδες αρχείων, δημιουργώντας μία από τις μεγαλύτερες ψηφιακές υποδομές δεδομένων, που έχουν αναπτυχθεί μέχρι σήμερα στον δημόσιο τομέα.

Εξοικονόμηση πόρων 180 εκ. ευρώ

Σύμφωνα με τα ευρήματα του ΕΚΤ, η ψηφιοποίηση των αρχείων οδηγεί σε ετήσια εξοικονόμηση περίπου €180 εκατ. για τη Δημόσια Διοίκηση, κυρίως μέσω της μείωσης του διοικητικού κόστους και του χρόνου που απαιτείται για την αναζήτηση, διαχείριση και διακίνηση εγγράφων. Παράλληλα, εκτιμάται ότι εξοικονομούνται περίπου 130 εκατομμύρια φύλλα χαρτιού κάθε χρόνο, ενώ η διεύρυνση των ψηφιακών υπηρεσιών, που περιορίζει την ανάγκη φυσικής παρουσίας πολιτών και επιχειρήσεων στις δημόσιες υπηρεσίες, οδηγεί σε ετήσια μείωση των εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα κατά περίπου 2.100 τόνους.

Ταχύτερες υπηρεσίες και μεγαλύτερη διαφάνεια

Πέρα από τα οικονομικά και περιβαλλοντικά οφέλη, η ψηφιοποίηση αναμένεται να αλλάξει ουσιαστικά τον τρόπο λειτουργίας της Δημόσιας Διοίκησης. Η άμεση αναζήτηση και ανάκτηση πληροφοριών περιορίζει τη γραφειοκρατία και επιταχύνει τη διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών, διευκολύνοντας τόσο τους δημόσιους λειτουργούς όσο και πολίτες και επιχειρήσεις.

Παράλληλα, η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας ενός εγγράφου ή μιας διοικητικής υπόθεσης ενισχύει τη διαφάνεια και την αξιοπιστία των δημόσιων υπηρεσιών, ενώ η ασφαλής πρόσβαση σε ενημερωμένα και αξιόπιστα δεδομένα βελτιώνει τη λήψη αποφάσεων και τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών φορέων του Δημοσίου.

Η εξ αποστάσεως εξυπηρέτηση

Η επέκταση των ψηφιακών υπηρεσιών περιορίζει, επίσης, την ανάγκη φυσικής παρουσίας των πολιτών στις δημόσιες υπηρεσίες, διευκολύνοντας την εξ αποστάσεως εξυπηρέτηση και βελτιώνοντας την πρόσβαση σε υπηρεσίες ανεξαρτήτως γεωγραφικής περιοχής. Παρόλα αυτά δεν λείπουν τα παράπονα, για το θέμα της εξυπηρέτησης, ειδικά σε μεγαλύτερες ηλικίες, που δεν διαθέτουν τις κατάλληλες ψηφιακές δεξιότητες.

Πέρα από τη βελτίωση της καθημερινής λειτουργίας του Δημοσίου, η δημιουργία μεγάλων, αξιόπιστων και δομημένων ψηφιακών αρχείων αποτελεί κρίσιμη υποδομή για την επόμενη φάση του ψηφιακού μετασχηματισμού. Η διαλειτουργικότητα μεταξύ των πληροφοριακών συστημάτων, η ανάπτυξη αυτοματοποιημένων ροών εργασίας και η αξιοποίηση προηγμένων εργαλείων ανάλυσης δεδομένων βασίζονται στην ύπαρξη ψηφιοποιημένων και ποιοτικών δεδομένων.

Σύμφωνα με την αποτίμηση του ΕΚΤ, οι νέες ψηφιακές βάσεις δεδομένων δημιουργούν τις προϋποθέσεις για την ανάπτυξη εφαρμογών Τεχνητής Νοημοσύνης στη Δημόσια Διοίκηση, οι οποίες μπορούν να υποστηρίξουν την αυτοματοποίηση διοικητικών διαδικασιών, να μειώσουν τον χρόνο εξυπηρέτησης πολιτών και επιχειρήσεων και να ενισχύσουν τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων. Με αυτόν τον τρόπο, η ψηφιοποίηση των αρχείων δεν αποτελεί απλώς ένα έργο εκσυγχρονισμού της δημόσιας διοίκησης, αλλά τη βάση πάνω στην οποία θα αναπτυχθούν οι ψηφιακές υπηρεσίες της επόμενης ημέρας.